19.10.2021 02:52Оптимальным вариантом для нормальной организации бизнес-процессов является наличие под рукой всех необходимых инструментов. Это отражается на эффективности, позволяя правильно выстроить работу. Используя облачный сервис Google Workspace, сотрудники компании могут сосредоточиться на решении актуальных задач – при этом не важно, где они находятся в этот момент. Возможность совместной работы в команде повышает результативность их деятельности. Какие же еще преимущества есть у платформы?
Сегодня данные облачные сервисы востребованы среди 2 миллиардов пользователей по всему миру — особенно это касается корпораций. В одном пакете доступны практически все необходимые элементы – это Почта, Документы, Таблицы Гугл и прочее. Платформу широко использует крупный, средний и малый бизнес.
Google Workspace предоставляет пользователям ряд существенных преимуществ – оценив их однажды, отказаться от сервиса будет непросто.
Корпоративная почта с высоким уровнем защиты (Gmail)
Присутствует чат для удобства общения, в вот рекламы нет, что крайне удобно. Можно совершать голосовые звонки, выстраивать видеообщение, обмениваться файлами. У почты – широчайший функционал – это Google Chat и Google Meet для общения с другими членами коллектива, календарь для планирования задач, а также назначения встреч. При этом Gmail гарантирует безопасность использования – схема машинного обучения блокирует практически весь спам, фишинг и другие уведомления, вызывающие хоть какие-то подозрения. С сервисом Google Workspace можно синхронизировать события, уведомления, контакты Microsoft Outlook.
Календарь для планирования различных мероприятий
Успешная деятельность компании подразумевает эффективную организацию рабочего процесса – и в целом, и для каждого сотрудника. Онлайн-календарь позволить сверить свои планы с расписанием коллег, назначить дату совещания, удобную для всех. Можно предоставить другим пользователям доступ к собственному расписанию – таким образом они будут видеть, на какое время уже запланированы встречи и другие мероприятия.
Управление расписанием осуществляется с любого устройства – это может быть компьютер, смартфон, ноутбук или планшет. Интеграция Календаря с интернет-ресурсами позволит наладить быстрое информирование клиентов о ключевых мероприятиях. В календаре можно фиксировать напоминания и настраивать его по собственному усмотрению.
Быстрый доступ к данным и организация безопасного хранилища
Используя опцию Диск, пользователи Google Workspace получают оптимальный вариант хранения информации. Наличие централизованной панели администрирования и возможность защиты от потерь данных делают проще мониторинг аккаунтов и контроль доступа к файлам. В основе используемого алгоритма лежит искусственный интеллект, то есть Диск сам спрогнозирует необходимые файлы. Это общее, легко управляемое пространство для хранения информации. Ко всем файлам открыт доступ для сотрудников, а значит, нужный найти и открыть будет крайне просто. Доступ к Диску открыт с компьютера, и это сохраняет место на жестком диске и помогает не тратить лишнее время на ожидание синхронизации.
Возможность организации видеоконференции при сохранении конфиденциальности
В ходе встречи в онлайн-формате информация шифруется при передаче, безопасность события гарантируется активированными инструментами защиты. Для того чтобы организовать мероприятие, достаточно его запланировать, отправив ссылку всем, кто приглашен на встречу. Опция Meet интегрируется с сервисами Google Workspace, что позволяет присоединиться к конференции вне зависимости от того, где находится пользователь. Сделать это можно, даже используя смартфон – в ситуации, когда компьютера или ноутбука нет под рукой. Пользователи Cisco, Skype и других систем для организации встреч в видеоформате могут стать участниками мероприятия благодаря использованию платформы Pexip Infinity.
Совместная работа с документами без необходимости установки дополнительного ПО
При использовании Google Workspace управление документами осуществляется непосредственно в браузере. Один и тот же файл могут редактировать насколько пользователей – изменения сохраняются автоматически. Встроенный чат можно использовать для решения возникающих вопросов или обсуждения новых идей. Все изменения легко отслеживаются, исправления отменяются. Ранние редакции файлов остаются в безлимитном доступе – всю историю внесения правок может получить каждый пользователь.
Эффективная работа в команде
Используя сервис Google Таблицы, можно оптимизировать весь рабочий процесс в целом. Данная опция удобна, если планируется то или иное событие или есть необходимость поделиться информацией о показателях компании со всей командой. Работать в Таблицах просто – проекты обсуждаются, вопросы можно задавать в чате прямо на странице документа. Обновления отображаются в режиме реального времени, управление документами осуществляется, в том числе, и оффлайн.
Искусственный интеллект активно помогает сотрудникам анализировать данные. При помощи автоматического дополнения формул предотвращаются ошибки при вводе данных. Диаграммы и схемы выводятся при использовании кнопки «Анализ данных». В Google Таблицах можно задействовать Microsoft Excel, помимо этого доступно обратное преобразование Excel документов в Google. Информацию защищают передовые технологии, разрешение использования можно устанавливать на конкретную группу лиц, при этом ограничивая для других доступ к определенному контенту. Используя функцию «Защита от потери данных» можно управлять конфиденциальной информацией без опасения ее утечки.
Создание презентаций
Сервис Презентации позволяет работать с ними в браузере. Создавать презентацию могут несколько человек одновременно, объединяя свои усилия в онлайн-режиме. Администратор определяет самостоятельно, кому доверить право редактирования контента, а кому разрешить лишь его просмотр. Презентацию можно как создать с нуля, так и использовать уже готовый макет. У уже имеющиеся шаблонные варианты добавляются картинки, эффекты, видео и пр. Открыть такую презентацию и ознакомиться с ней можно с любого устройства.
Общение с коллегами и клиентами
Используя Google Chat, можно общаться лично, наладить деловую коммуникацию, отслеживать стадии выполнения проектов. Имеется возможность добавить в чат внешних пользователей, в блоке доступны 28 языков. В одной чат-комнате могут присутствовать для 8 тысяч пользователей. Данный модель упрощает работу с сервисами Документы, Презентации, Google Таблицы. Специальные подсказки, присутствующие в чате помогут наладить взаимодействие с коллегами.